Digitale Hausverwaltung mit DMS – effizienter arbeiten, Zeit sparen
Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen, Schadensmeldungen & Rechnungen – endlich zentral und digital statt im Papierchaos.
Als Hausverwaltung jonglierst du täglich mit Mietverträgen, Nebenkostenabrechnungen, Schadensmeldungen und Rechnungen. Jedes Objekt, jeder Eigentümer und jeder Mieter erzeugt Dokumente – und genau hier entsteht das Chaos. Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) wie aktenplatz wird zu deinem zentralen Backoffice-Tool: alle Unterlagen an einem Ort, sicher abgelegt und in Sekunden auffindbar.
Typische Dokumente in der Hausverwaltung
Eine Hausverwaltung verarbeitet enorme Mengen an Schriftverkehr. Mit aktenplatz verwaltest du sie strukturiert und revisionssicher:
- Mietverträge, Nachträge und Kündigungen
- Nebenkosten- und Betriebskostenabrechnungen
- Schadensmeldungen, Handwerkeraufträge und Rechnungen
- Eigentümerversammlungen, Protokolle und Beschlüsse
- Korrespondenz mit Mietern, Eigentümern und Dienstleistern
So digitalisierst du deine Hausverwaltung
Alles zentral & sicher
Jedes Dokument liegt am richtigen Objekt – Zugriff von überall, ohne Aktenschrank und Suchen.
Automatische Workflows
Schadensmeldung erfassen, Handwerker beauftragen, Rechnung freigeben – Abläufe laufen automatisiert statt manuell.
To-Do-Management
Fristen für Abrechnungen und Wartungen im Blick behalten – nichts geht mehr unter.
Team-Zusammenarbeit
Mehrere Mitarbeiter greifen rollenbasiert auf dieselben Unterlagen zu – ohne E-Mail-Pingpong.
Revisionssicher & GoBD-konform
Belege werden gesetzeskonform archiviert – sicher bei jeder Prüfung. Siehe Revisionssicherheit.
Sekundenschnelle Suche
Volltextsuche findet jeden Mietvertrag oder jede Abrechnung in Sekunden.
Praxisbeispiel: Nebenkostenabrechnung ohne Stress
Statt Belege aus E-Mail-Postfächern, Ordnern und Papierstapeln zusammenzusuchen, sind in aktenplatz alle Rechnungen bereits dem richtigen Objekt zugeordnet – automatisch während des Prozesses. Die jährliche Abrechnung wird so von einer Tortur zu einer Routineaufgabe. Das spart pro Objekt wertvolle Stunden und reduziert Fehlerquellen deutlich.
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Häufige Fragen: DMS für Hausverwaltungen
Warum braucht eine Hausverwaltung ein DMS?
Hausverwaltungen verarbeiten täglich große Mengen an Dokumenten zu vielen Objekten und Parteien. Ein DMS bündelt alles zentral, macht es revisionssicher und sekundenschnell auffindbar – das spart Zeit und verhindert verlorene Unterlagen.
Ist aktenplatz für kleine Hausverwaltungen geeignet?
Ja. aktenplatz ist für Unternehmen mit 10 bis 200 Mitarbeitern ausgelegt und lässt sich in unter 30 Minuten einrichten – ohne eigene IT-Abteilung.
Werden Dokumente DSGVO- und GoBD-konform gespeichert?
Ja. Die Ablage erfolgt revisionssicher, GoBD-konform und DSGVO-konform mit Hosting in Deutschland oder der Schweiz.
Ich bin Sascha Ladewig
Mitglied im Chapter Dolomit in München
Mein Fokus liegt darauf, mittelständische Unternehmen mit smarten, effizienten Lösungen zu unterstützen – sei es durch Prozessoptimierung, Automatisierung oder moderne Softwarelösungen. Als Gründer von aktenplatz und anderen Unternehmen kenne ich die Herausforderungen der digitalen Transformation aus erster Hand. Mein Ziel: Digitalisierung so einfach und pragmatisch wie möglich gestalten – damit du mehr Zeit für das Wesentliche hast. 🚀
- 📍 Heimat – Bad Oeynhausen und München
- 🎓 Tech & Business kombiniert – Mein Hintergrund in Wirtschaftsinformatik verbindet meine Leidenschaft für Technologie mit unternehmerischem Denken.
- 🚀 Unternehmer durch und durch – Ich habe mehrere Firmen gegründet und liebe es, innovative Ideen in die Praxis umzusetzen.
- 🥁 Leidenschaft fürs Schlagzeug – Seit vielen Jahren spiele ich Schlagzeug, früher vor allem in BigBands. Musik ist für mich ein perfekter Ausgleich zum Alltag.
Wer gibt, gewinnt!
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Gedächtnisanker
Wie könnt ihr an mich denken?
„Immer wenn Unternehmer von zu wenig Zeit sprechen, ist es Zeit, über effizientere Prozesse nachzudenken – und genau dort beginnt aktenplatz.“