🚀 Revisionssicherheit mit nur einem Produkt – einfach, zentral, GoBD-konform
Papierchaos, unklare Ablagestrukturen und stressige Betriebsprüfungen gehören der Vergangenheit an.
Mit dem DMS aktenplatz.de erfüllen Sie die Anforderungen an eine revisionssichere, GoBD-konforme Dokumentenablage – ganz ohne komplizierte Software oder IT-Know-how.
Ein zentrales System. Eine klare Struktur. Maximale Sicherheit.
Speichern, finden und archivieren Sie Ihre Unterlagen so einfach wie nie – vom ersten Beleg bis zur fertigen Jahresakte.
💡 Und das Beste: Das System wurde aus der Praxis heraus entwickelt – gemeinsam mit hunderten Unternehmen und BNI-Mitgliedern – für Menschen, die einfach arbeiten wollen, statt sich mit Bürokratie herumzuschlagen.
4.9 von 5 auf Provenexpert
Revisionsicherheit für all Ihre Dokumente
25€/Monat
Mit dem revisionssicheren Archiv von aktenplatz speichern Sie Ihre geschäftsrelevanten Dokumente gesetzeskonform und fälschungssicher. Alle Daten werden automatisch versioniert, unveränderbar abgelegt und mit einem Zeitstempel versehen.
- GoBD-konform
- Manipulationssichere Ablage
- Sicher gehostet in Deutschland oder der Schweiz
Revisionssichere Archivierung: Richtlinien für Unternehmer
Unternehmen sind verpflichtet, ihre Unterlagen über mehrere Jahre hinweg aufzubewahren – insbesondere Belege, Rechnungen und geschäftsrelevante Dokumente, die Einblick in die Geschäftsvorgänge geben. Die Archivierung dient dabei nicht nur der gesetzlichen Nachweispflicht, sondern auch der eigenen Absicherung. Ob beim Jahresabschluss oder im Falle einer unangekündigten Betriebsprüfung – die Dokumente müssen jederzeit vollständig und korrekt vorliegen. Seit 2015 regeln die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) die gesetzlichen Anforderungen. In diesem Ratgeber zeigen wir, was bei der Archivierung zu beachten ist, wer zur Aufbewahrung verpflichtet ist und wie Sie digitale Belege richtig handhaben.
💡 Definition
Was bedeutet archivieren?
Bei der Archivierung handelt es sich im Allgemeinen um ein Synonym für die Aufbewahrung bzw. Speicherung von Dokumenten und Schriftstücken – normalerweise in einem physischen Archiv. Das soll es ermöglichen, zu einem späteren Zeitpunkt wieder auf das Dokument zugreifen zu können. Die Archivierung dient daher dem Schutz und der Speicherung auf unbestimmte Zeit an einem Ort.
🎯 Warum ist Archivierung für Unternehmen so wichtig?
Früher wurden geschäftliche Dokumente meist in Papierform abgeheftet und in Archivräumen gelagert. Heute läuft ein Großteil der Kommunikation digital – vor allem per E-Mail. Die logische Folge: Unternehmen brauchen ein digitales Archivsystem. Die elektronische Archivierung ist nicht nur praktisch, sondern auch aus mehreren Gründen unverzichtbar:
➡️ Beim Jahresabschluss oder einer spontanen Betriebsprüfung müssen Unterlagen vollständig, nachvollziehbar und jederzeit verfügbar sein.
➡️ Im Falle rechtlicher Auseinandersetzungen sind archivierte Dokumente oft der einzige Beweis für korrektes unternehmerisches Handeln.
➡️ Naturkatastrophen wie Brände oder Überschwemmungen können physische Akten vernichten – digitale Archive schützen vor Datenverlust.
➡️ Die Pflicht zur Archivierung gilt für alle Unternehmensformen – egal ob Einzelunternehmer, Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft.
Seit 2015 regeln die GoBD die Anforderungen an die digitale Aufbewahrung und den Datenzugriff. Entscheidend ist dabei vor allem die revisionssichere Archivierung. Auch das „Gesetz zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen“ macht deutlich: Wer geschäftliche Dokumente nicht korrekt sichert, handelt fahrlässig.
📖 Was bedeutet revisionssichere Archivierung?
Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass geschäftliche Dokumente, Belege und Unterlagen digital so gespeichert werden, dass sie im Nachhinein nicht unbemerkt verändert oder gelöscht werden können. Diese Archivierung muss den Vorgaben der GoBD sowie den steuer- und handelsrechtlichen Anforderungen aus HGB und AO entsprechen.
Wichtige Grundsätze der Revisionssicherheit sind:
✅ Unveränderbarkeit
✅ Nachvollziehbarkeit
✅ Vollständigkeit
✅ Richtigkeit
✅ Verfügbarkeit
Diese Prinzipien gelten für alle Änderungen am Dokument – jede Aktion muss dokumentiert und überprüfbar sein. Zusätzlich gibt es weitere Vorgaben:
Zeitnahe Archivierung: Geschäftsvorgänge müssen zügig digital abgelegt werden. Zahlungsein- und -ausgänge sind täglich zu erfassen, bei elektronischen Transaktionen gilt eine Frist von maximal 10 Tagen.
Sicherer Schutz vor Verlust: Auch nicht ständig benötigte Dokumente müssen sicher und geschützt gespeichert werden – etwa vor Löschung, Manipulation oder Diebstahl.
Konkret heißt das für Ihr Unternehmen: Jeder Buchungsvorgang muss lückenlos dokumentiert und korrekt archiviert werden. Alle Änderungen müssen transparent im Archivsystem nachvollziehbar bleiben. Eine revisionssichere Archivierung ist im Falle einer Prüfung zwingend erforderlich – Verstöße können zu Bußgeldern oder sogar strafrechtlichen Konsequenzen führen.
Mehrfacher Netzwerker des Monats ‒
Mehrfacher Netzwerker des Monats ‒
Ich bin Sascha Ladewig
Mitglied im Chapter Dolomit in München
Mein Fokus liegt darauf, mittelständische Unternehmen mit smarten, effizienten Lösungen zu unterstützen – sei es durch Prozessoptimierung, Automatisierung oder moderne Softwarelösungen. Als Gründer von aktenplatz und anderen Unternehmen kenne ich die Herausforderungen der digitalen Transformation aus erster Hand. Mein Ziel: Digitalisierung so einfach und pragmatisch wie möglich gestalten – damit du mehr Zeit für das Wesentliche hast. 🚀
Wer gibt, gewinnt!
Lass uns in einem 121 kennenlernen und feststellen wie wir uns gegenseitig unterstützen können.
Gedächtnisanker
wie könnt ihr an mich denken?
"Immer wenn Unternehmer von zu wenig Zeit sprechen, ist es Zeit, über effizientere Prozesse nachzudenken – und genau dort beginnt aktenplatz."
Sascha Ladewig
Experte für Dokumentenmanagement im BNI
